第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)檔案工作的綜合管理，統(tǒng)一立卷歸檔辦法，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在本單位行政、管理、科研、生產(chǎn)、基建和國家社會(huì)主義建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》與《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的精神，結(jié)合我部直屬科研單位的實(shí)際情況，制定本辦法。 第二條 凡記述和反映本單位行政業(yè)務(wù)、科學(xué)研究、技術(shù)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、試驗(yàn)、基本建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式、載體的材料，都是檔案，均應(yīng)按歸檔要求立卷歸檔。 第三條 檔案是本單位工作活動(dòng)、科學(xué)技術(shù)研究的真實(shí)記錄，是重要的信息資源，是國家寶貴財(cái)富，也是提高工作效率和工作質(zhì)量的重要條件，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。任何單位和個(gè)人不得將其據(jù)為已有。 第四條 各單位的檔案工作是國家檔案事業(yè)的組成部分，也是本單位管理工作的重要內(nèi)容之一，是科技活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門及其全體工作人員，都應(yīng)高度重視檔案工作，并將與之相關(guān)的工作納入各自的職責(zé)范圍。檔案工作必須與本單位行政管理、計(jì)劃管理和成果管理等業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合?？萍脊ぷ髋c相應(yīng)的檔案工作應(yīng)實(shí)行“四同步”，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科技文件材料的歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查檔案材料積累情況同步;驗(yàn)收鑒定科研成果與驗(yàn)收、簽定相關(guān)檔案材料同步;申報(bào)、登記和評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。 第五條 各單位應(yīng)把檔案工作列入本單位的發(fā)展計(jì)劃，在人員配備、經(jīng)費(fèi)以及辦公用房、檔案庫房等工作設(shè)施、設(shè)備及條件上給予保障，有條件的單位應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 第六條 各單位檔案部門的工作，在業(yè)務(wù)上要接受上級(jí)檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章 檔案工作人員及其基本職責(zé)和任務(wù)

第七條 檔案管理是科技管理的重要組成部分，其工作人員是檔案專業(yè)技術(shù)人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。檔案工作人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。 第八條 檔案工作人員的基本職責(zé)和任務(wù)是： 1.堅(jiān)決貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定。 2.負(fù)責(zé)建立健全本單位檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法。 3.參與本單位的科研計(jì)劃管理，成果管理，科研項(xiàng)目的鑒定，基建工程的竣工驗(yàn)收，大型儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收和開發(fā)技術(shù)市場(chǎng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，及時(shí)提出對(duì)應(yīng)歸檔文件材料的管理要求。 4.指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本單位各部門的有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合檔案管理的規(guī)定與要求。 5.負(fù)責(zé)本單位全部檔案的收集、整理、保管、利用和組織鑒定、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。 6.積極組織開發(fā)本單位的各類檔案信息資源，開展檔案史料編研工作，負(fù)責(zé)編寫全宗介紹、組織沿革等，主動(dòng)提供利用，努力為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。 7.按照有關(guān)規(guī)定，向指定部門做好檔案移交工作。 8.遵守國家有關(guān)檔案和科技保密的規(guī)定，確保檔案的安全，維護(hù)本單位和科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。 9.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案工作事宜。

第三章 檔案的形成和歸檔

第九條 各單位要重視歸檔工作，根據(jù)各種文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，建立健全文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項(xiàng)管理、科研、生產(chǎn)、基建等業(yè)務(wù)活動(dòng)都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。 第十條 文件材料的形成和積累 1.文件材料的形成，積累由各級(jí)文書部門或文書人員負(fù)責(zé)，文書人員在日常工作中，應(yīng)隨時(shí)主動(dòng)向承辦人收集辦理完畢的文件和相關(guān)的材料，對(duì)其進(jìn)行整理，并做好日常管理工作，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全、完整。 2.科技文件材料的形成、積累由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或承辦人負(fù)責(zé)，從制定項(xiàng)目工作計(jì)劃起，即要向與項(xiàng)目有關(guān)的人員布置積累科技文件材料的任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)及時(shí)收集整理。管理部門也應(yīng)按項(xiàng)目分別收集、積累與該項(xiàng)目有關(guān)的文件材料，并在歸檔時(shí)交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。檔案部門負(fù)責(zé)按項(xiàng)目發(fā)放科技檔案積累袋和與建檔有關(guān)的科技報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄等統(tǒng)一用紙。 3.檔案工作人員要深入各部門和項(xiàng)目所在單位，了解情況，督促、檢查、指導(dǎo)文書人員或科技人員做好文件材料的收集、積累工作。 第十一條 檔案的分類、組卷、編目 一、分類 分類就是把一個(gè)單位的全部檔案按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。在實(shí)際工作中，一般按照以下幾種方法分類： ①年度-組織機(jī)構(gòu)分類法。就是先按年度分開，然后在每個(gè)年度下再按組織機(jī)構(gòu)分類。 ②組織機(jī)構(gòu)-年度分類法。就是先按組織機(jī)構(gòu)分開，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再按年度分開。 ③年度-問題分類法。就是先按年度分開，然后在每個(gè)年度下面再按問題分類。 ④問題-年度分類法。就是先按問題分開，然后在每個(gè)問題下面再分年度。 ⑤按專題-以一個(gè)科學(xué)技術(shù)研究課題為對(duì)象，按照不同課題的科技檔案劃分類別。 ⑥按專業(yè)性質(zhì)-根據(jù)文件材料所反映的不同專業(yè)屬性分類。 ⑦按工程項(xiàng)目-以基建工程項(xiàng)目為單位分類。 ⑧按產(chǎn)品型號(hào)-一種產(chǎn)品的全部科技檔案為單位分類。 二、組卷 對(duì)經(jīng)過分類整理的文件材料，根據(jù)以問題(項(xiàng)目、課題)為主、兼顧其它特征的原則，將相互間具有有機(jī)聯(lián)系的材料進(jìn)行組合，形成案卷。其方法和要求是： 1.不同年度的文件材料一般不得放在一起組卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷。沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃、設(shè)想放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷;各種案件材料放在結(jié)案年立卷;跨年度處理的文件放在制發(fā)年立卷。 2.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件和附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，同一文件的多種文本組合在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。 3.調(diào)研材料、制度、條例、法規(guī)等一般按單一問題組卷。 4.會(huì)議文件，根據(jù)文件材料的多少，可一會(huì)一卷或一會(huì)數(shù)卷。 5.統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般同一格式、名稱、地區(qū)的組為一卷。 6.工作計(jì)劃、總結(jié)等材料，一般可按制發(fā)機(jī)關(guān)或名稱組卷。 7.案件材料，可一案一卷或一案數(shù)卷。 8.簡(jiǎn)報(bào)、大事記和各種出版物等可按名稱一期一卷或數(shù)期一卷。 9.重要的會(huì)議記錄按年度組合為一本或數(shù)本。 10.上級(jí)制發(fā)的文件材料： ①一般普發(fā)性文件可放在一起組卷。 ②有針對(duì)性的文件和上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位請(qǐng)示的批復(fù)等可單獨(dú)組卷。 11.科研、生產(chǎn)、基建工程等按項(xiàng)目組卷。 ①項(xiàng)目(包括課題、產(chǎn)品、基建工程等，下同)結(jié)束(含最終完成、階段完成、中斷或終止)后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目所形成的應(yīng)歸檔的科技文件材料的整理組卷工作。管理部門應(yīng)將與項(xiàng)目關(guān)系密切的管理性文件交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，與該項(xiàng)目的技術(shù)文件材料統(tǒng)一匯總整理組卷。 ②科研項(xiàng)目、委托試驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)、儀器設(shè)備、基建項(xiàng)目等方面的文件按其階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組合。根據(jù)文件材料的多少，可一題數(shù)卷或一題一卷。 ③卷內(nèi)文件材料應(yīng)齊全完整，準(zhǔn)確反映科研、生產(chǎn)、基建和有關(guān)管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。 三、卷內(nèi)文件材料的排列 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同種類、情況進(jìn)行組織排列。 1.密不可分的文件應(yīng)依序排列在一起，即：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后;重要法規(guī)性文件的歷次修改稿(一般文件材料只保留最后定稿)依次排在定稿之后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字號(hào)排列。 2.科研項(xiàng)目文件，按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果申報(bào)、獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等時(shí)間階段排列。 3.產(chǎn)品生產(chǎn)文件，按設(shè)計(jì)、試制、小批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作順序排列。 4.儀器設(shè)備文件，按購置的依據(jù)性材料、儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等的順序排列。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷。 5.基建項(xiàng)目文件，按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等排列。 四、卷內(nèi)文件材料編目 1.卷內(nèi)文件材料編頁 經(jīng)排列整理完畢的案卷，其卷內(nèi)文件材料應(yīng)逐頁編寫頁號(hào)，編寫頁號(hào)時(shí)，一律使用鉛筆。文書案卷，在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字累計(jì)編寫頁號(hào)。卷內(nèi)如有鉛印的規(guī)程、規(guī)范等已編有頁碼的小冊(cè)子，其整體可按一頁編號(hào)，并寫在首頁的右上角?？萍及妇砭韮?nèi)文件材料，單面書寫的在右下角，雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角編寫頁號(hào)。圖表和聲像材料也應(yīng)在裝具上或其背面逐件編號(hào)。 2.填寫卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄由順序號(hào)、文號(hào)(文件編號(hào))、責(zé)任者、題名、文件標(biāo)題、日期、頁號(hào)及備注組成，卷內(nèi)文件目錄由立卷人逐項(xiàng)填寫。 3.填寫卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表由立卷人和檔案人員分別填寫并放置卷尾。備考表由卷內(nèi)情況說明、立卷人、檢查人、日期組成。用以記載和說明卷內(nèi)文件的有關(guān)情況，如案卷的完整程度、文件數(shù)量增減、修改補(bǔ)充情況等。 4.填寫案卷封面 案卷封面以一定格式概要介紹案卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容和成份。由案卷標(biāo)題、編制單位、文件起止日期或編制日期、密級(jí)、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號(hào)或檔案號(hào)等組成。案卷封面一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。其中，文書案卷的標(biāo)題由立卷人擬定，檔案部門核定。標(biāo)題文字應(yīng)力求簡(jiǎn)煉，概括準(zhǔn)確，最多不超過50個(gè)字。科技案卷，以立項(xiàng)時(shí)的科研項(xiàng)目、基建工程項(xiàng)目、產(chǎn)品、儀器設(shè)備的名稱為案卷標(biāo)題。 第十二條 案卷的驗(yàn)收 案卷在歸檔前，要由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門審查驗(yàn)收。 1.為確保案卷質(zhì)量，各部門及項(xiàng)目所在單位在初步將文件材料分類、組合、排列后，應(yīng)及時(shí)通知檔案部門，經(jīng)檢查審定后再進(jìn)行編目工作。 2.文書案卷由本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查，檔案部門驗(yàn)收?？萍及妇?，送室主任審查，重要的需再送所領(lǐng)導(dǎo)審查后，檔案部門進(jìn)行驗(yàn)收。 3.已完成的科研項(xiàng)目、產(chǎn)品試制、基建工程等在進(jìn)行結(jié)算、鑒定、驗(yàn)收之前，必須通知本單位檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行審查驗(yàn)收，不符合要求的，不得進(jìn)行結(jié)算、鑒定、驗(yàn)收。凡未經(jīng)檔案部門驗(yàn)收的項(xiàng)目，成果不得上報(bào)，不能評(píng)獎(jiǎng)，不能重開新項(xiàng)目。各單位檔案部門對(duì)正在上報(bào)或已獲得獎(jiǎng)勵(lì)的科技成果，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，除責(zé)成有關(guān)單位、人員補(bǔ)充歸檔外，有權(quán)建議有關(guān)部門推遲或撤銷對(duì)該項(xiàng)目成果的獎(jiǎng)勵(lì)。 4.審查、驗(yàn)收應(yīng)符合下列要求： ①案卷材料能準(zhǔn)確反映各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，做到收集齊全完整，問題單一，年代不混，便于保管和利用。 ②凡歸檔的文件材料，必須將原稿(定稿)與正本一起歸檔，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的應(yīng)酌加副本。 ③歸檔案卷應(yīng)符合檔案工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求，審查手續(xù)完備。書寫、制成材料優(yōu)良，符合標(biāo)準(zhǔn);格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，禁用字跡不牢的鉛筆、圓珠筆等書寫工具。 ④歸檔的聲像材料，應(yīng)用文字在其背面或標(biāo)簽上標(biāo)明攝像、照片、錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容，主要參加者及攝錄、制作者。 第十三條 案卷的裝訂 凡能夠裝訂的案卷均應(yīng)裝訂，不能裝訂的也應(yīng)具有相應(yīng)的裝具。案卷在裝訂前，須去掉文件上的金屬物，并逐頁檢查文件。凡未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊，殘破文件應(yīng)修補(bǔ)，大張文件須折疊，幅面過小不便裝訂的文件材料應(yīng)另用大紙粘貼，使卷內(nèi)文件材料大小整齊，裝訂后的案卷其卷內(nèi)文件應(yīng)無倒置、脫漏、壓字等現(xiàn)象。 第十四條 案卷的移交歸檔 各部門應(yīng)在當(dāng)年的上半年內(nèi)，將本部門上一年度形成的案卷向檔案部門移交。移交時(shí)，由立卷人填寫“檔案移交清單”一式兩份，經(jīng)檔案工作人員核對(duì)無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，各執(zhí)一份存查。為方便工作，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)帳薄、憑證，自本年度終了起，由會(huì)計(jì)部門自行保管一年后向檔案部門移交。 科技檔案材料，研究周期不超過2年的，在其任務(wù)結(jié)束后一次歸檔，超過2年的按階段歸檔，并于項(xiàng)目結(jié)束或取得階段成果后2個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交。 基建工程項(xiàng)目，應(yīng)在工程全部竣工后3個(gè)月內(nèi)將其全部科技文件材料整理立卷歸檔。大型儀器設(shè)備開箱前一個(gè)星期，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案部門，準(zhǔn)備驗(yàn)收歸檔。

第四章 檔案的管理

第十五條 一個(gè)單位在其工作活動(dòng)中形成的不同門類和載體的檔案為一個(gè)全宗，一個(gè)全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一個(gè)單位的檔案必須按全宗實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 第十六條 各單位檔案部門要抓好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。除做好立卷的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作外，應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)檔案分類的規(guī)定，對(duì)所接收的檔案進(jìn)行分類、編目，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。 第十七條 檔案部門對(duì)所接收的檔案，經(jīng)過檢查發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，須進(jìn)行必要的加工、整理，以提高案卷質(zhì)量。 第十八條 檔案的修改與補(bǔ)充 1.對(duì)已歸檔的檔案要修改時(shí)，應(yīng)由立卷人提出書面申請(qǐng)，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時(shí)到檔案部門修改，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁修改已歸檔的任何檔案。 2.檔案部門對(duì)補(bǔ)充歸檔的文件材料應(yīng)及時(shí)整理。文件材料不多時(shí)，可歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，并填寫案卷目錄。文件材料較多的，可單獨(dú)組卷、編目。對(duì)因某些原因積存下來的零散文件，檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、立卷、編目等全過程的工作。 第十九條 檔案應(yīng)有專用庫房保管。檔案庫房門窗要堅(jiān)固。庫房內(nèi)必須保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年應(yīng)對(duì)庫存檔案進(jìn)行一次全面核對(duì)檢查，寫出書面總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，對(duì)破損的檔案，須及時(shí)修復(fù)。 第二十條 各單位檔案部門對(duì)所接收的檔案，應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表的規(guī)定，同時(shí)根據(jù)檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和科學(xué)價(jià)值以及對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的作用，定期組織有關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。 1.對(duì)保管期限變動(dòng)、密級(jí)調(diào)整和需要銷毀的檔案，由檔案部門提出建議，并會(huì)同有關(guān)人員共同鑒定，報(bào)請(qǐng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。 2.需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，一式兩份，一份報(bào)請(qǐng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查，批準(zhǔn)后存檔，一份報(bào)上級(jí)主管部門備案，檔案的銷毀工作由檔案部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。銷毀時(shí)應(yīng)指派兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。 3.檔案部門在部分檔案銷毀后應(yīng)及時(shí)調(diào)整柜架，并在相應(yīng)的檢索工具中注明。 第二十一條 檔案的統(tǒng)計(jì) 1.各單位檔案部門應(yīng)按年進(jìn)行檔案的數(shù)量、鑒定情況、利用交流情況、檔案干部、庫房狀況的統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果匯總報(bào)送上級(jí)主管部門。 2.檔案部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，寫出統(tǒng)計(jì)工作報(bào)告，評(píng)價(jià)各項(xiàng)工作效能，找出存在問題，提出改進(jìn)措施、建議，報(bào)送本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。 第二十二條 機(jī)構(gòu)變化、單位撤銷、合并、改組時(shí)，應(yīng)妥善保管檔案，經(jīng)請(qǐng)示上一級(jí)檔案主管機(jī)關(guān)后再作處理。任何單位和個(gè)人不準(zhǔn)隨意分散或帶走。

第五章 檔案的開發(fā)利用

第二十三條 檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，主動(dòng)了解本單位各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需求，積極做好提供利用工作。 1.各單位應(yīng)設(shè)立檔案閱覽室，為利用者查找和閱覽檔案創(chuàng)造條件。 2.檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)利用者正確使用各種檢索工具，認(rèn)真回答利用者提出的問題。 3.定期編制《檔案目錄》，在單位內(nèi)部提供利用，并有選擇地進(jìn)行外部交流。也可根據(jù)需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}卡片。 4.充分發(fā)揮檔案的法律憑證作用，為正確處理本單位工作中的各種權(quán)益問題提供事實(shí)根據(jù)。 5.檔案部門應(yīng)積極創(chuàng)造條件，開展檔案的編研工作。如編寫組織機(jī)構(gòu)沿革，大事記，基礎(chǔ)數(shù)字匯編，檔案文摘，科研成果匯編，論文匯編等為利用者服務(wù)。 6.注意收集、記錄利用檔案后取得的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益，并將實(shí)例匯集成冊(cè)，印發(fā)宣傳。 7.嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密制度，在搞好利用工作的同時(shí)，還應(yīng)注意切實(shí)保護(hù)本單位及其工作人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。 8.各單位要結(jié)合本單位管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，為檔案部門創(chuàng)造條件，逐步實(shí)現(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案、資料進(jìn)行管理，提高開發(fā)利用檔案的能力。

第六章 劃定檔案保管期限的原則

第二十四條 為了便于準(zhǔn)確地判定歸檔范圍和確定檔案的保管期限，使保存的檔案既能反映和維護(hù)本單位主要職能活動(dòng)的歷史真實(shí)面貌，又便于保管和利用，根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的精神，結(jié)合我部直屬科研單位的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的歸檔范圍及保管期限，詳見本辦法附件《歸檔范圍及保管期限表》。 第二十五條 檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下。 確定檔案保管期限的基本原則： 1.凡是記述和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，并在國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和歷史研究等方面具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，定為永久保存。 2.凡是反映本單位一般性工作活動(dòng)，并在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作具有查考價(jià)值的檔案，定為長期保存。 3.在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存。 4.保管期限表的某些條款需對(duì)文件材料區(qū)分“重要的”和“一般的”兩類。凡是國家和能源部下達(dá)的帶有方向性的研究課題以及重要的國際合作項(xiàng)目的檔案;獲得國家各類成果獎(jiǎng)或部、省級(jí)三等以上(含三等獎(jiǎng))科研成果獎(jiǎng)勵(lì)的檔案;屬國家級(jí)、部級(jí)重大研究項(xiàng)目，因故中斷研究，但在較長時(shí)間內(nèi)具有較高查考利用價(jià)值的檔案均屬于“重要的”，其它的則為“一般的”，如本單位科研成果獎(jiǎng)等。 5.檔案的保管期限，從歸檔的年度算起。原定的保管期限已滿，經(jīng)過鑒定需延長其保管期限的，從鑒定時(shí)的年度算起。

第七章 附則

第二十六條 檔案材料的用具、表格、裝具按有關(guān)規(guī)定辦理。 第二十七條 各單位有關(guān)檔案管理辦法的實(shí)施細(xì)則及借閱、利用、保密等有關(guān)制度，可根據(jù)本單位具體情況自行制定。 第二十八條 本管理辦法自發(fā)布之日起施行。 不歸檔的文件材料的范圍 一、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料 1.上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件和普發(fā)供參閱不辦的文件材料; 2.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件; 3.上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見稿或討論未定稿的文件。 二、本單位的文件材料 1.重份文件; 2.無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件; 3.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文電草稿，一般性文件的歷次修改稿(定稿除外); 4.未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，批準(zhǔn)及未生效的文件材料; 5.無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信; 6.本單位及內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)互相抄送不應(yīng)履行公文的文件材料; 7.為參考目的從各方面搜集的文件材料; 8.單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料; 9.從正式文件摘錄的供工作參考非證明材料。 三、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料 1.參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無參考價(jià)值的文件材料; 2.非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。 四、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料 1.下級(jí)機(jī)關(guān)送來參閱簡(jiǎn)報(bào)，情況反映，不應(yīng)抄報(bào)或不須備案的文件材料; 2.越級(jí)抄送的一般不須辦理的文件材料; 3.下級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)的一般性文件材料。