第一章 總則

第一條 為了加強檔案工作的綜合管理，統(tǒng)一立卷歸檔辦法，逐步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化，進一步提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在本單位行政、管理、科研、生產(chǎn)、基建和國家社會主義建設中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》與《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定本辦法。 第二條 凡記述和反映本單位行政業(yè)務、科學研究、技術設計、生產(chǎn)、試驗、基本建設等活動，具有查考利用價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式、載體的材料，都是檔案，均應按歸檔要求立卷歸檔。 第三條 檔案是本單位工作活動、科學技術研究的真實記錄，是重要的信息資源，是國家寶貴財富，也是提高工作效率和工作質(zhì)量的重要條件，必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)、安全。任何單位和個人不得將其據(jù)為已有。 第四條 各單位的檔案工作是國家檔案事業(yè)的組成部分，也是本單位管理工作的重要內(nèi)容之一，是科技活動的重要環(huán)節(jié)。各級領導、各個部門及其全體工作人員，都應高度重視檔案工作，并將與之相關的工作納入各自的職責范圍。檔案工作必須與本單位行政管理、計劃管理和成果管理等業(yè)務工作緊密結合。科技工作與相應的檔案工作應實行“四同步”，即：下達計劃任務與提出科技文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查檔案材料積累情況同步;驗收鑒定科研成果與驗收、簽定相關檔案材料同步;申報、登記和評審、獎勵科技成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。 第五條 各單位應把檔案工作列入本單位的發(fā)展計劃，在人員配備、經(jīng)費以及辦公用房、檔案庫房等工作設施、設備及條件上給予保障，有條件的單位應逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 第六條 各單位檔案部門的工作，在業(yè)務上要接受上級檔案部門的監(jiān)督和指導。

第二章 檔案工作人員及其基本職責和任務

第七條 檔案管理是科技管理的重要組成部分，其工作人員是檔案專業(yè)技術人員，實行專業(yè)技術職務聘任制。檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定。 第八條 檔案工作人員的基本職責和任務是： 1.堅決貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級檔案管理部門的有關規(guī)定。 2.負責建立健全本單位檔案管理工作的各項規(guī)章制度和管理辦法。 3.參與本單位的科研計劃管理，成果管理，科研項目的鑒定，基建工程的竣工驗收，大型儀器設備的開箱驗收和開發(fā)技術市場等業(yè)務活動，及時提出對應歸檔文件材料的管理要求。 4.指導、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本單位各部門的有關人員做好文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合檔案管理的規(guī)定與要求。 5.負責本單位全部檔案的收集、整理、保管、利用和組織鑒定、統(tǒng)計等項檔案業(yè)務工作。 6.積極組織開發(fā)本單位的各類檔案信息資源，開展檔案史料編研工作，負責編寫全宗介紹、組織沿革等，主動提供利用，努力為本單位各項工作服務。 7.按照有關規(guī)定，向指定部門做好檔案移交工作。 8.遵守國家有關檔案和科技保密的規(guī)定，確保檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產(chǎn)權。 9.辦理領導交辦的其它有關檔案工作事宜。

第三章 檔案的形成和歸檔

第九條 各單位要重視歸檔工作，根據(jù)各種文件材料的形成規(guī)律和特點，建立健全文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項管理、科研、生產(chǎn)、基建等業(yè)務活動都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。 第十條 文件材料的形成和積累 1.文件材料的形成，積累由各級文書部門或文書人員負責，文書人員在日常工作中，應隨時主動向承辦人收集辦理完畢的文件和相關的材料，對其進行整理，并做好日常管理工作，確保應歸檔文件材料的齊全、完整。 2.科技文件材料的形成、積累由項目負責人或承辦人負責，從制定項目工作計劃起，即要向與項目有關的人員布置積累科技文件材料的任務，并指定專人負責及時收集整理。管理部門也應按項目分別收集、積累與該項目有關的文件材料，并在歸檔時交項目負責人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。檔案部門負責按項目發(fā)放科技檔案積累袋和與建檔有關的科技報告、實驗記錄等統(tǒng)一用紙。 3.檔案工作人員要深入各部門和項目所在單位，了解情況，督促、檢查、指導文書人員或科技人員做好文件材料的收集、積累工作。 第十一條 檔案的分類、組卷、編目 一、分類 分類就是把一個單位的全部檔案按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。在實際工作中，一般按照以下幾種方法分類： ①年度-組織機構分類法。就是先按年度分開，然后在每個年度下再按組織機構分類。 ②組織機構-年度分類法。就是先按組織機構分開，然后在組織機構下面再按年度分開。 ③年度-問題分類法。就是先按年度分開，然后在每個年度下面再按問題分類。 ④問題-年度分類法。就是先按問題分開，然后在每個問題下面再分年度。 ⑤按專題-以一個科學技術研究課題為對象，按照不同課題的科技檔案劃分類別。 ⑥按專業(yè)性質(zhì)-根據(jù)文件材料所反映的不同專業(yè)屬性分類。 ⑦按工程項目-以基建工程項目為單位分類。 ⑧按產(chǎn)品型號-一種產(chǎn)品的全部科技檔案為單位分類。 二、組卷 對經(jīng)過分類整理的文件材料，根據(jù)以問題(項目、課題)為主、兼顧其它特征的原則，將相互間具有有機聯(lián)系的材料進行組合，形成案卷。其方法和要求是： 1.不同年度的文件材料一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷。沒有復文的放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃、設想放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;各種案件材料放在結案年立卷;跨年度處理的文件放在制發(fā)年立卷。 2.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件和附件，印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，同一文件的多種文本組合在一起，不得分開，文電應合一立卷。 3.調(diào)研材料、制度、條例、法規(guī)等一般按單一問題組卷。 4.會議文件，根據(jù)文件材料的多少，可一會一卷或一會數(shù)卷。 5.統(tǒng)計報表，一般同一格式、名稱、地區(qū)的組為一卷。 6.工作計劃、總結等材料，一般可按制發(fā)機關或名稱組卷。 7.案件材料，可一案一卷或一案數(shù)卷。 8.簡報、大事記和各種出版物等可按名稱一期一卷或數(shù)期一卷。 9.重要的會議記錄按年度組合為一本或數(shù)本。 10.上級制發(fā)的文件材料： ①一般普發(fā)性文件可放在一起組卷。 ②有針對性的文件和上級機關對本單位請示的批復等可單獨組卷。 11.科研、生產(chǎn)、基建工程等按項目組卷。 ①項目(包括課題、產(chǎn)品、基建工程等，下同)結束(含最終完成、階段完成、中斷或終止)后，由項目負責人負責組織本項目所形成的應歸檔的科技文件材料的整理組卷工作。管理部門應將與項目關系密切的管理性文件交項目負責人，與該項目的技術文件材料統(tǒng)一匯總整理組卷。 ②科研項目、委托試驗、產(chǎn)品生產(chǎn)、儀器設備、基建項目等方面的文件按其階段、結構、部件等分別組合。根據(jù)文件材料的多少，可一題數(shù)卷或一題一卷。 ③卷內(nèi)文件材料應齊全完整，準確反映科研、生產(chǎn)、基建和有關管理活動的真實內(nèi)容。 三、卷內(nèi)文件材料的排列 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同種類、情況進行組織排列。 1.密不可分的文件應依序排列在一起，即：批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后;重要法規(guī)性文件的歷次修改稿(一般文件材料只保留最后定稿)依次排在定稿之后;案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字號排列。 2.科研項目文件，按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果申報、獎勵和推廣應用等時間階段排列。 3.產(chǎn)品生產(chǎn)文件，按設計、試制、小批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作順序排列。 4.儀器設備文件，按購置的依據(jù)性材料、儀器設備開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等的順序排列。隨機圖樣也可單獨組卷。 5.基建項目文件，按依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程竣工驗收等排列。 四、卷內(nèi)文件材料編目 1.卷內(nèi)文件材料編頁 經(jīng)排列整理完畢的案卷，其卷內(nèi)文件材料應逐頁編寫頁號，編寫頁號時，一律使用鉛筆。文書案卷，在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯數(shù)字累計編寫頁號。卷內(nèi)如有鉛印的規(guī)程、規(guī)范等已編有頁碼的小冊子，其整體可按一頁編號，并寫在首頁的右上角。科技案卷卷內(nèi)文件材料，單面書寫的在右下角，雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。圖表和聲像材料也應在裝具上或其背面逐件編號。 2.填寫卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄由順序號、文號(文件編號)、責任者、題名、文件標題、日期、頁號及備注組成，卷內(nèi)文件目錄由立卷人逐項填寫。 3.填寫卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表由立卷人和檔案人員分別填寫并放置卷尾。備考表由卷內(nèi)情況說明、立卷人、檢查人、日期組成。用以記載和說明卷內(nèi)文件的有關情況，如案卷的完整程度、文件數(shù)量增減、修改補充情況等。 4.填寫案卷封面 案卷封面以一定格式概要介紹案卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容和成份。由案卷標題、編制單位、文件起止日期或編制日期、密級、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號或檔案號等組成。案卷封面一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。其中，文書案卷的標題由立卷人擬定，檔案部門核定。標題文字應力求簡煉，概括準確，最多不超過50個字?？萍及妇恚粤㈨棔r的科研項目、基建工程項目、產(chǎn)品、儀器設備的名稱為案卷標題。 第十二條 案卷的驗收 案卷在歸檔前，要由有關領導和檔案部門審查驗收。 1.為確保案卷質(zhì)量，各部門及項目所在單位在初步將文件材料分類、組合、排列后，應及時通知檔案部門，經(jīng)檢查審定后再進行編目工作。 2.文書案卷由本部門主管領導審查，檔案部門驗收?？萍及妇?，送室主任審查，重要的需再送所領導審查后，檔案部門進行驗收。 3.已完成的科研項目、產(chǎn)品試制、基建工程等在進行結算、鑒定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對應歸檔的文件材料進行審查驗收，不符合要求的，不得進行結算、鑒定、驗收。凡未經(jīng)檔案部門驗收的項目，成果不得上報，不能評獎，不能重開新項目。各單位檔案部門對正在上報或已獲得獎勵的科技成果，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，除責成有關單位、人員補充歸檔外，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項目成果的獎勵。 4.審查、驗收應符合下列要求： ①案卷材料能準確反映各項業(yè)務活動的真實內(nèi)容。按照文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，做到收集齊全完整，問題單一，年代不混，便于保管和利用。 ②凡歸檔的文件材料，必須將原稿(定稿)與正本一起歸檔，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的應酌加副本。 ③歸檔案卷應符合檔案工作的各項規(guī)定和要求，審查手續(xù)完備。書寫、制成材料優(yōu)良，符合標準;格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，禁用字跡不牢的鉛筆、圓珠筆等書寫工具。 ④歸檔的聲像材料，應用文字在其背面或標簽上標明攝像、照片、錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容，主要參加者及攝錄、制作者。 第十三條 案卷的裝訂 凡能夠裝訂的案卷均應裝訂，不能裝訂的也應具有相應的裝具。案卷在裝訂前，須去掉文件上的金屬物，并逐頁檢查文件。凡未留裝訂線的應補貼加邊，殘破文件應修補，大張文件須折疊，幅面過小不便裝訂的文件材料應另用大紙粘貼，使卷內(nèi)文件材料大小整齊，裝訂后的案卷其卷內(nèi)文件應無倒置、脫漏、壓字等現(xiàn)象。 第十四條 案卷的移交歸檔 各部門應在當年的上半年內(nèi)，將本部門上一年度形成的案卷向檔案部門移交。移交時，由立卷人填寫“檔案移交清單”一式兩份，經(jīng)檔案工作人員核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，各執(zhí)一份存查。為方便工作，當年形成的會計帳薄、憑證，自本年度終了起，由會計部門自行保管一年后向檔案部門移交。 科技檔案材料，研究周期不超過2年的，在其任務結束后一次歸檔，超過2年的按階段歸檔，并于項目結束或取得階段成果后2個月內(nèi)向檔案部門移交。 基建工程項目，應在工程全部竣工后3個月內(nèi)將其全部科技文件材料整理立卷歸檔。大型儀器設備開箱前一個星期，有關部門應通知檔案部門，準備驗收歸檔。

第四章 檔案的管理

第十五條 一個單位在其工作活動中形成的不同門類和載體的檔案為一個全宗，一個全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一個單位的檔案必須按全宗實行集中統(tǒng)一管理。 第十六條 各單位檔案部門要抓好規(guī)范化、標準化工作。除做好立卷的規(guī)范化、標準化工作外，應嚴格按照有關檔案分類的規(guī)定，對所接收的檔案進行分類、編目，為逐步實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理奠定基礎。 第十七條 檔案部門對所接收的檔案，經(jīng)過檢查發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，須進行必要的加工、整理，以提高案卷質(zhì)量。 第十八條 檔案的修改與補充 1.對已歸檔的檔案要修改時，應由立卷人提出書面申請，經(jīng)單位主管領導批準后，及時到檔案部門修改，未經(jīng)批準，嚴禁修改已歸檔的任何檔案。 2.檔案部門對補充歸檔的文件材料應及時整理。文件材料不多時，可歸入相關的案卷內(nèi)，并填寫案卷目錄。文件材料較多的，可單獨組卷、編目。對因某些原因積存下來的零散文件，檔案部門應及時進行分類、立卷、編目等全過程的工作。 第十九條 檔案應有專用庫房保管。檔案庫房門窗要堅固。庫房內(nèi)必須保持適當?shù)臏?、濕度，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年應對庫存檔案進行一次全面核對檢查，寫出書面總結，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，對破損的檔案，須及時修復。 第二十條 各單位檔案部門對所接收的檔案，應根據(jù)檔案保管期限表的規(guī)定，同時根據(jù)檔案的歷史、現(xiàn)實和科學價值以及對經(jīng)濟建設、科技發(fā)展、社會進步的作用，定期組織有關人員對檔案進行價值鑒定。 1.對保管期限變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，由檔案部門提出建議，并會同有關人員共同鑒定，報請本單位主管領導批準后實施。 2.需銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，一式兩份，一份報請本單位主管領導審查，批準后存檔，一份報上級主管部門備案，檔案的銷毀工作由檔案部門負責執(zhí)行。銷毀時應指派兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字。 3.檔案部門在部分檔案銷毀后應及時調(diào)整柜架，并在相應的檢索工具中注明。 第二十一條 檔案的統(tǒng)計 1.各單位檔案部門應按年進行檔案的數(shù)量、鑒定情況、利用交流情況、檔案干部、庫房狀況的統(tǒng)計，并將統(tǒng)計結果匯總報送上級主管部門。 2.檔案部門應根據(jù)統(tǒng)計結果進行統(tǒng)計分析，寫出統(tǒng)計工作報告，評價各項工作效能，找出存在問題，提出改進措施、建議，報送本單位主管領導。 第二十二條 機構變化、單位撤銷、合并、改組時，應妥善保管檔案，經(jīng)請示上一級檔案主管機關后再作處理。任何單位和個人不準隨意分散或帶走。

第五章 檔案的開發(fā)利用

第二十三條 檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，主動了解本單位各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作。 1.各單位應設立檔案閱覽室，為利用者查找和閱覽檔案創(chuàng)造條件。 2.檔案管理人員應指導利用者正確使用各種檢索工具，認真回答利用者提出的問題。 3.定期編制《檔案目錄》，在單位內(nèi)部提供利用，并有選擇地進行外部交流。也可根據(jù)需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}卡片。 4.充分發(fā)揮檔案的法律憑證作用，為正確處理本單位工作中的各種權益問題提供事實根據(jù)。 5.檔案部門應積極創(chuàng)造條件，開展檔案的編研工作。如編寫組織機構沿革，大事記，基礎數(shù)字匯編，檔案文摘，科研成果匯編，論文匯編等為利用者服務。 6.注意收集、記錄利用檔案后取得的經(jīng)濟、社會效益，并將實例匯集成冊，印發(fā)宣傳。 7.嚴格執(zhí)行國家的保密制度，在搞好利用工作的同時，還應注意切實保護本單位及其工作人員的知識產(chǎn)權。 8.各單位要結合本單位管理工作現(xiàn)代化的進程，為檔案部門創(chuàng)造條件，逐步實現(xiàn)應用計算機對檔案、資料進行管理，提高開發(fā)利用檔案的能力。

第六章 劃定檔案保管期限的原則

第二十四條 為了便于準確地判定歸檔范圍和確定檔案的保管期限，使保存的檔案既能反映和維護本單位主要職能活動的歷史真實面貌，又便于保管和利用，根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《機關檔案保管期限的規(guī)定》和《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定相應的歸檔范圍及保管期限，詳見本辦法附件《歸檔范圍及保管期限表》。 第二十五條 檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下。 確定檔案保管期限的基本原則： 1.凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，并在國家經(jīng)濟建設、科學研究和歷史研究等方面具有長遠查考利用價值的檔案，定為永久保存。 2.凡是反映本單位一般性工作活動，并在較長時間內(nèi)對本單位工作具有查考價值的檔案，定為長期保存。 3.在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，定為短期保存。 4.保管期限表的某些條款需對文件材料區(qū)分“重要的”和“一般的”兩類。凡是國家和能源部下達的帶有方向性的研究課題以及重要的國際合作項目的檔案;獲得國家各類成果獎或部、省級三等以上(含三等獎)科研成果獎勵的檔案;屬國家級、部級重大研究項目，因故中斷研究，但在較長時間內(nèi)具有較高查考利用價值的檔案均屬于“重要的”，其它的則為“一般的”，如本單位科研成果獎等。 5.檔案的保管期限，從歸檔的年度算起。原定的保管期限已滿，經(jīng)過鑒定需延長其保管期限的，從鑒定時的年度算起。

第七章 附則

第二十六條 檔案材料的用具、表格、裝具按有關規(guī)定辦理。 第二十七條 各單位有關檔案管理辦法的實施細則及借閱、利用、保密等有關制度，可根據(jù)本單位具體情況自行制定。 第二十八條 本管理辦法自發(fā)布之日起施行。 不歸檔的文件材料的范圍 一、上級機關的文件材料 1.上級機關任免、獎懲非本單位工作人員的文件和普發(fā)供參閱不辦的文件材料; 2.上級機關發(fā)來供工作參考的抄件; 3.上級機關征求意見稿或討論未定稿的文件。 二、本單位的文件材料 1.重份文件; 2.無查考利用價值的事務性、臨時性文件; 3.未經(jīng)領導簽發(fā)的文電草稿，一般性文件的歷次修改稿(定稿除外); 4.未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領導審閱，批準及未生效的文件材料; 5.無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信; 6.本單位及內(nèi)部組織機構互相抄送不應履行公文的文件材料; 7.為參考目的從各方面搜集的文件材料; 8.單位負責人兼任外機關職務形成的與本單位無關的文件材料; 9.從正式文件摘錄的供工作參考非證明材料。 三、同級機關和非隸屬機關的文件材料 1.參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料; 2.非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。 四、下級機關的文件材料 1.下級機關送來參閱簡報，情況反映，不應抄報或不須備案的文件材料; 2.越級抄送的一般不須辦理的文件材料; 3.下級機關抄報的一般性文件材料。