第一章 總則

第一條 根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條件》和國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等文件，特制定本管理辦法。

第二條 化學(xué)工業(yè)檔案是指化工系統(tǒng)各單位在工作中形成的應(yīng)歸檔保存的文件材料、圖紙、帳簿、憑證、影片、照片、錄音帶、錄像帶等。

第三條 按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，各類檔案(包括文書檔案、科技檔案、財會檔案、聲像檔案)必須實行集中統(tǒng)一管理。

第四條 各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家對檔案工作的方針、政策、行政法規(guī)，執(zhí)行保密、保衛(wèi)等規(guī)章制度。

第二章 管理體制、干部

第五條 各單位應(yīng)切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第六條 各單位要將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和職責(zé)范圍，作為領(lǐng)導(dǎo)人政績考核的一部分。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案部門創(chuàng)造必要的工作條件，妥善解決工作中遇到的問題。

第七條 各單位要設(shè)立適合工作需要的統(tǒng)一管理檔案的機(jī)構(gòu)，有條件的大型企業(yè)可建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心，小型企事業(yè)單位應(yīng)配備專人從事檔案管理工作?？剖摇④囬g應(yīng)設(shè)立兼職檔案員，明確職責(zé)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。檔案部門要加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各業(yè)務(wù)部門開展好檔案工作。

第八條 各單位檔案部門有責(zé)任監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)有關(guān)業(yè)務(wù)部門和有關(guān)人員做好檔案的收集、積累、整理和歸檔工作。各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的檔案部門應(yīng)對所屬企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。

第九條 各單位應(yīng)為檔案部門配備足夠數(shù)量的具有較高政治水平和一定文化知識、專業(yè)知識、身體健康能勝任工作的專職檔案干部，并要配備一定數(shù)量的科技人員從事科技檔案工作，以保證開展工作的需要。

第十條 各單位對檔案管理人員要有計劃地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和管理水平。對新從事檔案工作的人員要實行先培訓(xùn)后上崗的原則。對文化水平偏低的年輕同志，要限期補習(xí)到高中文化水平。

第十一條 檔案干部要做到相對穩(wěn)定，盡可能減少調(diào)動。確因工作需要調(diào)動時，應(yīng)對其所管理的檔案全面核對無誤后，才能辦理交接調(diào)動手續(xù)。

第十二條 檔案干部必須堅持四項基本原則，熱愛檔案事業(yè)，努力學(xué)習(xí)，不斷提高政治水平和文化、業(yè)務(wù)水平，做好本職工作。

第十三條 檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇，并按檔案專業(yè)或工程技術(shù)專業(yè)職務(wù)聘任。

第十四條 對在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，應(yīng)給予表彰獎勵。

第三章 管理要求

第十五條 各單位檔案工作要納入行政、技術(shù)、科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項管理程序，納入有關(guān)部門職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制，納入廠(院、所)規(guī)，要和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。

第十六條 各單位檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作實際需要，制訂各項檔案工作制度，并確定各類檔案的歸檔范圍、程序、手續(xù)。

第十七條 各單位應(yīng)建立健全文書材料預(yù)立卷制度，按年度在規(guī)定時間內(nèi)，由文書部門或具體業(yè)務(wù)部門按其業(yè)務(wù)范圍整理歸檔。

第十八條 科技文件材料由承辦單位或項目、專題承辦人員負(fù)責(zé)收集、積累、整理，在科技活動結(jié)束后，按專題項目歸檔。項目跨越時間過長的，可分階段歸檔。

第十九條 財會檔案由文件產(chǎn)生部門整理立卷，按年度在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。

第二十條 聲像檔案應(yīng)隨時歸檔。

第二十一條 對歸檔的文件、材料、圖紙、報表、賬簿、憑證等，都應(yīng)要求字跡工整，圖樣清晰，禁止用鉛筆和不適宜長久保存的圓珠筆書寫。

第二十二條 歸檔的各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第二十三條 檔案的保管期限劃分為永久、長期(16～50年)、短期(1～15年)，對介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第二十四條 工作人員因公外出(包括出國)考查、參觀學(xué)習(xí)、參加各種會議收集獲得的文件材料、參考資料，應(yīng)按照歸檔范圍的規(guī)定向檔案部門移交歸檔。

第二十五條 檔案部門應(yīng)參加外購設(shè)備的開箱。對隨機(jī)的技術(shù)文件材料，在進(jìn)行核對、登記后，立即歸檔保存。對需要使用隨機(jī)技術(shù)文件、材料的部門，由檔案部門負(fù)責(zé)復(fù)制提供。

第二十六條 檔案部門應(yīng)參加本單位科研成果、技改項目、新產(chǎn)品定型的簽定，參加本單位工程項目的竣工驗收，沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案材料，不算完成任務(wù)，不予簽字驗收。

第二十七條 企業(yè)產(chǎn)品和工程項目創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎的歸檔文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項考核內(nèi)容，未經(jīng)檔案部門簽署意見，不得申報成果。

第二十八條 各單位應(yīng)有滿足檔案保管需要的庫房，庫房應(yīng)有防火、防盜、防塵、防光、防有害生物、防污染措施，并應(yīng)逐步創(chuàng)造條件，解決庫房溫度、濕度的調(diào)節(jié)問題。

第二十九條 檔案部門的辦公室、閱覽室必須與檔案庫房分開，暫時分不開的必須采取有效的安全措施，以保證檔案的安全。

第三十條 各單位必須有滿足工作需要的檔案裝備和案卷保管裝具，并應(yīng)根據(jù)工作需要，為檔案部門配備必要的設(shè)備。

第三十一條 各單位應(yīng)將檔案管理現(xiàn)代化列入本單位現(xiàn)代化管理的整體規(guī)劃中統(tǒng)籌考慮。要逐步應(yīng)用電子計算機(jī)管理檔案，有條件的大、中型企業(yè)、事業(yè)單位還應(yīng)逐步應(yīng)用縮微復(fù)制技術(shù)保管檔案。

第三十二條 文件材料歸檔后，檔案部門應(yīng)及時進(jìn)行分類、編目、編制檢索工具，積極提供利用。

編制檔案檢索工具、檔案著錄卡片、專題文件目錄(卡片)等，按GB3792.5～85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

第三十三條 對案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，文件材料收集完整，內(nèi)容可靠，分類清楚，組卷合理，標(biāo)題簡明扼要，文件排列系統(tǒng)，保管期限劃分準(zhǔn)確，裝訂整齊。

各單位還應(yīng)根據(jù)實際，參照上級有關(guān)規(guī)定，制訂詳細(xì)的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把好案卷質(zhì)量關(guān)。

第三十四條 各單位檔案部門要認(rèn)真改變工作作風(fēng)，主動了解本單位各項工作對檔案的需求，積極、主動、熱情、有目的地提供檔案。

第三十五條 檔案部門應(yīng)注重檔案材料的二次加工工作，積極開展編研，組織編寫組織機(jī)構(gòu)沿革，大事記，基礎(chǔ)數(shù)字匯編，專題資料匯編，新產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介，市場信息，用戶反映，國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等，以提供高層次的檔案信息，滿足利用者的需求。

第三十六條 各單位應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，對破損的檔案要及時修補、復(fù)制。

第三十七條 各單位要注意搞好檔案的鑒定工作，由主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室和檔案部門組成鑒定小組，定期對已過保管期限的檔案進(jìn)行直接鑒定，提出存毀意見。銷毀檔案要慎重從事，銷毀前應(yīng)編制出銷毀清冊，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報上級主管機(jī)關(guān)備案。

銷毀檔案時，要指定專人監(jiān)銷，防止失密。

第三十八條 各級檔案部門應(yīng)建立健全統(tǒng)計工作。其主要內(nèi)容為檔案管理基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案利用及其效果統(tǒng)計等。

第三十九條 凡機(jī)構(gòu)撤銷、改組時，應(yīng)對全部檔案材料進(jìn)行清理，并妥善保管，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，向接收單位移交。

第四十條 各單位要注意檔案保密工作。檔案的密級劃分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，由各級保密委員會與檔案部門根據(jù)上級的規(guī)定，結(jié)合實際劃分。對夠不上密級又不宜公開的，可劃為“內(nèi)部”。

第四十一條 各單位應(yīng)健全劃密檔案的借閱手續(xù)，防止失密、泄密事件發(fā)生。對造成失密泄密事件的責(zé)任者，要視情節(jié)嚴(yán)肅處理。

第四十二條 對劃密檔案要定期進(jìn)行審查，及時調(diào)整密級，以擴(kuò)大檔案的利用交流范圍，使檔案更好地為各項工作服務(wù)。

第四章 附則

第四十三條 本辦法解釋權(quán)屬化學(xué)工業(yè)部辦公廳。

第四十四條 本辦法自發(fā)布之日起試行。