一、提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)

要認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央和國務(wù)院關(guān)于檔案工作的方針、政策和制度，深刻理解中央關(guān)于“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)”的批示精神，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念，認(rèn)識檔案工作的意義和作用，進(jìn)一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣、工作量大，因此，高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，確定一名校院長分管，并列入議事日程，及時研究和解決工作中的重大問題。逐步改善工作條件，使檔案工作能與學(xué)校的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系、所的崗位責(zé)任制，納入教學(xué)、科研和各項管理人員的職責(zé)范圍，逐步做到“四同步”(即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作)。加強有關(guān)檔案工作的宣傳，使廣大教職工進(jìn)一步認(rèn)識到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好工作。部、處、系、所亦應(yīng)有一名負(fù)責(zé)同志分管本單位的立卷、歸檔工作。

各省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門要和檔案局密切配合，加強對本地區(qū)高等學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。近幾年來，許多省市通過協(xié)作組、檔案學(xué)會等形式，組織各院?；ネㄐ畔?，開展評比檢查、業(yè)余培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動，收到很好的效果。今后，各地教育行政部門和檔案局應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)，并幫助解決活動中的困難和問題，使這些活動注重實效，不斷提高水平。

二、調(diào)整檔案工作管理體制

目前，除少數(shù)高等院校設(shè)立了綜合檔案室或檔案館外，多數(shù)院校文書檔案室(多隸屬于黨委辦公室)和科技檔案室(多隸屬于校長辦公室或科研處)并存。這種在一個學(xué)校內(nèi)設(shè)兩個檔案室的體制，造成領(lǐng)導(dǎo)力量分散，不能合理使用人力、物力、財力，不利于檔案的利用和現(xiàn)代化管理，也容易發(fā)生某些不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。因此，在教育體制改革的同時，高等學(xué)校的檔案管理體制有必要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

根據(jù)中委〔1985〕29號文件精神，多數(shù)高等學(xué)校應(yīng)積極創(chuàng)造條件，逐步建立綜合檔案室(一般為科級，隸屬于校長辦公室)，統(tǒng)一管理全校檔案工作。歷史悠久、規(guī)模大、檔案儲量多、工作基礎(chǔ)好的少數(shù)重點高等學(xué)校，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，可以成立檔案館(系、處級建制)。檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存本校檔案、提供利用的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)。

三、穩(wěn)定、充實檔案干部隊伍，改善工作條件

要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的高校檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。高等學(xué)校綜合檔案室的人員編制，可根據(jù)學(xué)校性質(zhì)、規(guī)模，在學(xué)?？偩幹苾?nèi)，參考下列意見配備：?？茖W(xué)校1～3人，本科院校3～5人，重點院校5～8人;工作量特大的院校，經(jīng)主管部門同意，可以從實際出發(fā)配備。

專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待，要按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。

檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，在切塊經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。

檔案館(室)的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

四、做好檔案材料的收集和歸檔工作

現(xiàn)在，不少高等學(xué)校還沒有完全實行文書處理部門和科技文件材料形成部門立卷歸檔制度;許多科研項目的歸檔材料達(dá)不到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求;學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目的立項、設(shè)計、施工及竣工驗收等環(huán)節(jié)的技術(shù)文件不齊全，給使用和維修帶來很多困難;反映學(xué)?；净顒拥慕虒W(xué)文件材料，多數(shù)未能收集歸檔，有些已經(jīng)散失;各種載體的檔案材料如照片、錄音帶、錄像帶、機讀材料等，多數(shù)院校還未有效地統(tǒng)一管理起來;反映學(xué)校與社會聯(lián)系的、在校外形成的大量文件材料收集更少;同時，學(xué)校簡政放權(quán)后，立卷歸檔的分工范圍也起了變化。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)當(dāng)研究工作中遇到的困難和問題，提出解決辦法，建立、健全必要的規(guī)章制度，把反映本校主要職能活動的各種文件材料完整、系統(tǒng)地收集起來。學(xué)校各部、處應(yīng)支持檔案部門的工作，幫助他們疏通渠道，采取有效措施，使文書處理部門和科技文件材料形成部門的立卷歸檔工作真正做到制度化。

為了發(fā)揮檔案部門的監(jiān)督作用，今后在評定職稱、上報科研成果和驗收基建工程時，應(yīng)有檔案部門提供的證明，否則不予辦理。對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和個人失職造成重要檔案材料損失的，要追究責(zé)任。

鑒于學(xué)校的基本任務(wù)是培養(yǎng)人才，在教學(xué)活動中產(chǎn)生的文件材料是學(xué)校檔案的重要組成部分，各院校應(yīng)特別重視，組織力量及時收集歸檔，以進(jìn)一步發(fā)揮它在教學(xué)管理和質(zhì)量評估等方面應(yīng)有的作用。原教育部印發(fā)的《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》和《高等學(xué)校文書檔案保管期限表》，曾分別對教學(xué)文件材料的歸檔范圍作了規(guī)定。為了便于工作，我們擬訂了《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》(附后)作為對上述兩個文件的補充。由于情況比較復(fù)雜，目前暫不規(guī)定統(tǒng)一的管理辦法。

五、進(jìn)一步做好檔案的利用工作

加強學(xué)校檔案工作的根本目的，是及時、準(zhǔn)確地提供檔案材料，為學(xué)校和社會服務(wù)。前幾年，一些高校由于基礎(chǔ)工作差，人員緊缺，管理水平低，檔案工作遠(yuǎn)不能滿足校內(nèi)和社會多方面的要求。學(xué)校檔案干部必須明確樹立全心全意為教學(xué)、科研和各項管理工作服務(wù)的思想，逐步改變目前服務(wù)手段落后，服務(wù)方法簡單的狀況。要認(rèn)真開展編研工作和咨詢服務(wù)，主動為利用者提供系統(tǒng)的檔案材料;基礎(chǔ)較好的檔案館(室)，可按國家規(guī)定，有步驟地向社會開放，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各校應(yīng)從實際出發(fā)，逐步完善服務(wù)手段，逐步編制必要的檢索工具，健全檢索系統(tǒng)，提高利用工作的質(zhì)量。有條件的高等學(xué)校，在學(xué)校統(tǒng)籌安排下，可積極探索電子計算機、縮微貯存、檢索等現(xiàn)代化管理的方法和途徑，逐步實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

附件： 高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍

1.上級教育主管機關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件：教育改革、教學(xué)計劃、專業(yè)和課程設(shè)置、招生、畢業(yè)生分配等方面的計劃、指示、規(guī)定、辦法等。

2.綜合性教學(xué)文件材料：學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例，教學(xué)工作的各種統(tǒng)計表。

3.招生工作的材料：招生計劃、簡章、專業(yè)介紹、新生名冊，代培計劃、合同，招生工作總結(jié)等。

4.學(xué)籍管理的材料：新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、成績卡，在校學(xué)生名冊，學(xué)生學(xué)籍變更(升級、留級、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué))的材料。

5.學(xué)生獎懲材料。

6.教學(xué)計劃、方案和教學(xué)大綱，教學(xué)改革方案、總結(jié)。

7.教材方面的材料：自編、主編教材的正本，各系各專業(yè)教材使用目錄。

8.教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)方面的材料：教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)的計劃、大綱、總結(jié)、實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)講義、實習(xí)結(jié)果鑒定，有代表性的實習(xí)報告等。

9.課堂教學(xué)材料：課程安排表，課程進(jìn)度表，教師任課安排，典型講義、教案，各系各專業(yè)的考試題。

10.優(yōu)秀的、典型的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計及評審意見。

11.研究生及碩士、博士學(xué)位獲得者的名冊、學(xué)位論文及有關(guān)審批文件。

12.畢業(yè)生分配材料：畢業(yè)生分配計劃、方案、報告、總結(jié)、分配名單、畢業(yè)證書存根，供需見面的計劃、合同。

13.畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料：學(xué)校對畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查的計劃、總結(jié)、調(diào)查表，使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的評審意見等。

14.師資培訓(xùn)的計劃、考核和總結(jié)，出國進(jìn)修等文件。

15.教研室的教學(xué)總結(jié)，教師教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)、教師教學(xué)質(zhì)量獎勵材料，教學(xué)情況調(diào)查表。

16.教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況。

17.夜大學(xué)、函授部和各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班形成的文件和材料。