第一章  總則

第一條 為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員(以下簡稱流浪乞討人員)救助檔案管理，保障受助人員和救助管理機構(gòu)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會救助暫行辦法》等規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱救助檔案是指救助管理機構(gòu)在對流浪乞討求助人員進行甄別和實施救助服務過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 民政部門對救助檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。檔案行政管理部門對救助檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督。

第四條 救助管理機構(gòu)應當建立并完善救助檔案管理制度，對救助檔案實行集中統(tǒng)一管理，指定專人負責救助檔案工作，確保救助檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化。

第二章  歸檔范圍

第五條 救助管理工作中形成的下列材料應當歸檔：

(一)《求助登記表》;

(二)《不予救助通知書》;

(三)《自行離站聲明書》;

(四)《在站服務及離站登記表》;

(五)《終止救助通知書》;

(六)其他應當歸檔的文件材料。

第六條 受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料，應當作為《在站服務及離站登記表》附件一并予以歸檔：

(一)尋親服務相關(guān)材料;

(二)未成年人教育、評估、矯治等材料;

(三)住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務材料以及表達受助人員治療意愿的材料;

(四)乘車憑證復印件和小額交通費現(xiàn)金簽收字據(jù);

(五)親屬接領(lǐng)人身份證件復印件，單位、村(居)民委員會接領(lǐng)人證明材料及單位、村(居)民委員會接領(lǐng)工作人員身份證件復印件;

(六)家庭寄養(yǎng)、類家庭養(yǎng)育、機構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書及相關(guān)材料;

(七)司法機關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復印件;

(八)長期安置證明材料;

(九)醫(yī)療機構(gòu)出具的死亡證明書、公安機關(guān)出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見、火化證明等材料;

(十)其他應當歸檔的文件材料。

第七條 救助管理機構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應當按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

第三章  歸檔要求、整理方法

第八條 屬于歸檔范圍的救助文件材料應當在救助工作完畢后30個工作日內(nèi)歸檔。

歸檔的文件材料應當真實完整、圖文清晰。

電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料，應當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔，確保可讀可用。

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫;救助檔案目錄應當打印;備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

第九條 救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理。

救助類別分為成年人救助、未成年人救助保護兩類。

年度是指救助完畢的時間所屬年度。

保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價值所確定的保管年限。

第十條 救助文件材料的整理歸檔應當遵循下列原則與方法：

(一)救助文件材料按照年度歸檔。

(二)一個求(受)助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的，分別組件歸類，并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號。

(三)根據(jù)求(受)助人員的個體差異，確定每件歸檔文件材料的具體范圍，并按照文件材料形成的時間順序排列。

(四)以有利于檔案保管和利用的方法對件進行固定。

(五)按照本辦法第九條的規(guī)定對救助檔案進行分類，在最低一級類目內(nèi)依據(jù)救助完畢的時間順序排列，并從“1”開始編制室編件號。

(六)在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章(式樣見附件1)，并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、類別、年度、保管期限、室編件號和館編件號等項目。

(七)按照室編件號的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表(式樣見附件2、3、4)的項目。

(八)按照類別分別編制救助檔案目錄(式樣見附件5)。

(九)救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限，加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號(式樣見附件6)。

第十一條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理;救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理。

第四章  保管、統(tǒng)計和利用

第十二條 救助檔案由救助管理機構(gòu)設(shè)專門庫房保管。檔案庫房應當堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施。

第十三條 檔案管理人員應當按照年度及時對救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。

第十四條 救助檔案保管單位應當建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。

救助檔案的利用應當遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：

(一)救助管理機構(gòu)及其上級業(yè)務主管部門可以利用救助檔案;

(二)各級人民法院、人民檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)因公務需要，憑單位介紹信可以利用救助檔案;

(三)救助對象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導批準，辦理相關(guān)手續(xù)后，憑身份證件可以利用與救助對象相關(guān)的救助檔案;

(四)律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務所證明，持受理案件法院出具的證明材料，可以利用與承辦法律事務有關(guān)的救助檔案;

(五)其他單位、組織和個人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認其利用目的合理的情況下可以同意。

第十五條 利用救助檔案的單位、組織和個人，不得損害救助對象的合法權(quán)益，未經(jīng)救助對象及其親屬的同意，不得公開救助檔案的內(nèi)容。

救助檔案僅限于當場查閱、摘抄和復印，利用過程中注意保密，嚴禁對救助檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

救助檔案保管單位應當對歸還的救助檔案進行清點核對，對檔案摘抄件或者復印件加蓋標有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復印件”的印章。

第十六條 救助檔案保管單位應當編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具，提高利用工作效率。

第五章  保管期限、鑒定、銷毀和移交

第十七條 救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長期安置人員的，救助檔案保管期限為30年;受助人員在救助期間死亡的，救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計算。

照片、音像檔案的保管期限與相應的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年。

第十八條 救助管理機構(gòu)救助熱線錄音電話、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個月，街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個月。以上資料存在爭議的，應該保管2年以上，特殊、重要資料以實物方式交存檔案室。

第十九條 救助檔案保管單位應當成立鑒定小組，對保管期滿的救助檔案進行價值鑒定。對有繼續(xù)保存價值的，可以延長其保管期限直至永久。無保存價值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊。

第二十條 銷毀救助檔案應當經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并派兩個以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應當對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的救助檔案，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

第二十一條 救助檔案在救助管理機構(gòu)保存一定時間后，應當按照國家有關(guān)規(guī)定向相關(guān)國家綜合檔案館移交。

第六章  附則

第二十二條 救助管理機構(gòu)按規(guī)定對不具有本地戶籍且不持有當?shù)鼐幼∽C的流動人口實施臨時救助的，檔案工作參照本辦法執(zhí)行。

第二十三條 沒有設(shè)立救助管理機構(gòu)的民政部門應當參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作。

第二十四條 各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團民政廳(局)和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實際情況，共同制定本辦法實施細則。

第二十五條 本辦法自2015年1月1日起施行。