云南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳公告
（第46號(hào)）
《云南省住房保障檔案管理辦法》已經(jīng)2013年12月18日云南省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳第十次廳務(wù)會(huì)議通過，現(xiàn)予公布，自2014年3月1日起實(shí)施。
云南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳
2014年1月16日
云南省住房保障檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范住房保障檔案管理，充分發(fā)揮住房保障檔案作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《住房保障檔案管理辦法》和住房保障政策等法規(guī)，結(jié)合云南省住房保障工作實(shí)際，制定本辦法。
第二條 云南省行政區(qū)域內(nèi)住房保障檔案的管理適用本辦法。
第三條 本辦法所稱住房保障檔案，是指在住房保障管理工作中直接形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。
第四條 住房保障檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，維護(hù)住房保障檔案的完整和安全，便于社會(huì)各方面利用。
第五條 省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全省住房保障檔案管理工作。
縣級(jí)以上地方人民政府住房保障主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的住房保障檔案管理工作。
第六條 各級(jí)住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)住房保障檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的專業(yè)人員、設(shè)施設(shè)備、管理經(jīng)費(fèi)等，滿足住房保障檔案管理需要。
（一）明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備必要的檔案管理人員，檔案管理人員技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審、崗位聘任等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（二）配備符合設(shè)計(jì)規(guī)范的專用庫房，配置必要的辦公設(shè)備和防盜、防火、防漬、防塵、防高溫、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全；
（三）統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費(fèi)，確保足額到位，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占、挪用。
第七條 從事住房保障建設(shè)管理的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)住房保障檔案管理工作需要，做好住房保障檔案資料的收集、整理，并及時(shí)向住房保障管理機(jī)構(gòu)移交。
第八條 從事住房保障檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)具備檔案和建設(shè)工程相關(guān)專業(yè)知識(shí)，愛崗敬業(yè)，忠于職守，其具體職責(zé)是：
（一）執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范；
（二）對(duì)住房保障檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、利用等；
（三）按要求參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和技能考試，提高業(yè)務(wù)能力；
（四）維護(hù)檔案信息安全，遵守檔案保密規(guī)定，提高檔案管理服務(wù)水平。
第二章 歸檔范圍
第九條 住房保障檔案包括住房保障對(duì)象檔案、住房保障房源檔案及住房保障工作文書檔案等。即期的紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案。對(duì)已發(fā)生的檔案，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化。
第十條 住房保障對(duì)象檔案是指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個(gè)人的檔案材料。收集歸檔范圍為：
（一）申請(qǐng)材料。包括申請(qǐng)書，申請(qǐng)人的基本情況、家庭成員身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件、住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況證明，誠信申報(bào)記錄等相關(guān)材料；
（二）審核材料。包括審核表，審核部門對(duì)申請(qǐng)人的基本情況、住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況等審核記錄及媒體公示材料、公示結(jié)果、群眾舉報(bào)與調(diào)查處理情況等相關(guān)材料；
（三）實(shí)施保障材料。包括輪候記錄、實(shí)施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補(bǔ)貼協(xié)議等相關(guān)材料；
（四）動(dòng)態(tài)管理材料。包括對(duì)住房保障對(duì)象基本情況和住房、收入、財(cái)產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規(guī)行為查處材料，變更或者終止保障等動(dòng)態(tài)變更材料；
（五）房屋出售相關(guān)材料；
（六）其他需要收集歸檔的材料。
第十一條 住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料。收集歸檔范圍為：
（一）基本情況材料。包括房屋來源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、結(jié)構(gòu)、使用年限，所屬項(xiàng)目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號(hào)、戶型、面積等情況記錄材料；
（二）使用管理情況材料。包括房屋承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，房屋購置人、購置價(jià)格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，房屋入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料；
（三）房源的工程結(jié)構(gòu)相關(guān)圖紙，房屋的水、電、燃?xì)?、排污管道等的安裝布置圖紙，共用設(shè)施設(shè)備的相關(guān)材料；
（四）其他需要收集歸檔的材料。
第十二條 住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：
（一）紙質(zhì)檔案形成的電子文檔。包括住房保障對(duì)象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔；
（二）住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運(yùn)行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔。電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。內(nèi)容不一致時(shí)，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整；對(duì)紙質(zhì)檔案材料存有疑義的，由住房保障主管部門組織核查鑒定后進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整。
第十三條 住房保障工作文書檔案收集歸檔范圍為：
（一）中共中央、國務(wù)院、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部及有關(guān)部委，省委、省政府、省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門及有關(guān)省級(jí)部門文件；
（二）州（市）、縣（市、區(qū)）委、政府、住房保障部門及其他有關(guān)部門文件；
（三）住房保障工作重大活動(dòng)的組織實(shí)施材料、相關(guān)媒體報(bào)道、公示材料、活動(dòng)音像資料等。
第三章 歸檔管理
第十四條 住房保障紙質(zhì)檔案歸檔應(yīng)包括接收、立卷、編號(hào)、裝訂、入庫、上架等，歸檔的材料應(yīng)為原件。
第十五條 住房保障紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)采用每辦理1件所形成的材料立1卷，應(yīng)當(dāng)采用按歸檔流水號(hào)制定編號(hào)規(guī)則。
第十六條 住房保障電子檔案應(yīng)以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄；數(shù)字化處理基本程序應(yīng)包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。
第十七條 數(shù)字化處理過程中應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并應(yīng)及時(shí)整理匯總、裝訂成冊(cè)。
第十八條 住房保障對(duì)象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請(qǐng)人獲得住房保障后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。住房保障對(duì)象動(dòng)態(tài)管理材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔，并與原檔的案卷號(hào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于檢索查閱。
第十九條 住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格，在房屋分配使用后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案。
住房保障房源使用管理情況的動(dòng)態(tài)變更材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔，并與原檔的案卷號(hào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于檢索查閱。
第二十條 電子檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）等歸檔保管。
第二十一條 住房保障文書檔案資料、會(huì)計(jì)檔案資料及其他具有保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)檔案管理規(guī)定及時(shí)立卷歸檔。
第二十二條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)歸集的檔案材料進(jìn)行查驗(yàn)，確保其符合檔案管理要求；定期對(duì)已歸檔的住房保障檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補(bǔ)救措施。
對(duì)檔案政策法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定整理、立卷、歸檔管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第二十三條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)住房保障檔案進(jìn)行編目，編制不同種類檔案相互關(guān)聯(lián)的檢索工具，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng)，做好檔案的接收、保管、利用、移交等情況記錄，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
第二十四條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。
第二十五條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期開展檔案鑒定銷毀工作。由檔案管理、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員共同組成鑒定組，按照國家檔案鑒定銷毀的規(guī)定，對(duì)住房保障檔案進(jìn)行鑒定銷毀，銷毀檔案的目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷毀處理檔案。
第四章 保管和利用
第二十六條 住房保障檔案按照下列規(guī)定接收保管：
（一）州（市）人民政府住房保障主管部門負(fù)責(zé)接收管理本級(jí)投資建設(shè)的住房保障項(xiàng)目的住房保障檔案；
（二）縣級(jí)人民政府住房保障主管部門負(fù)責(zé)接收保管本行政區(qū)域內(nèi)的住房保障項(xiàng)目的住房保障檔案；
（三）政企共建項(xiàng)目，住房保障檔案由企業(yè)和同級(jí)住房保障主管部門實(shí)行雙重管理，檔案原件交住房保障部門集中管理。
第二十七條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取下列措施保管住房保障檔案：
（一）建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；
（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防水、防塵、防潮、防火、防有害生物等必要設(shè)施；
（三）庫房內(nèi)的檔案采用統(tǒng)一裝具。檔案裝具的排列應(yīng)整齊一致、避光通風(fēng)、空間合理。檔案裝具的編號(hào)方式一般按照保管機(jī)構(gòu)或庫房房間為單元進(jìn)行，編號(hào)方法為：自門口起從左至右編架（柜）號(hào)，每個(gè)架（柜）自上而下編格號(hào)；
（四）庫房內(nèi)全宗的排列應(yīng)簡便、實(shí)用、便于管理，可按全宗進(jìn)館的先后順序排列和按館內(nèi)全宗的全宗群進(jìn)行分類存放；
（五）配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)裝備；
（六）配置符合數(shù)字信息安全要求的信息載體存放環(huán)境，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系和數(shù)據(jù)備份、防火系統(tǒng)；
（七）對(duì)重要的住房保障檔案應(yīng)當(dāng)采用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行異地備份保存；
（八）按照國家有關(guān)規(guī)定做好保密工作。
第二十八條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定確定檔案的保管期限和保管密級(jí)。紙質(zhì)的住房保障對(duì)象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長期；紙質(zhì)的住房保障房源檔案保管期限為永久。住房保障電子檔案保管期限為永久。
第二十九條 住房保障檔案使用期滿后可以向同級(jí)城建檔案館移交，具體移交辦法由省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳制定。
第三十條 各級(jí)住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請(qǐng)、審核、分配、復(fù)核、退出等管理工作服務(wù)，為房屋管理、使用、維護(hù)提供依據(jù)，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持。
第三十一條 各級(jí)住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度，規(guī)范公開和查詢行為，依法保障住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。公民、法人和其他組織持合法證明，可以利用住房保障檔案。
第三十二條 住房保障檔案信息公開、利用和查詢中涉及國家秘密、個(gè)人隱私和商業(yè)秘密的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對(duì)外泄露或者散布，不得不正當(dāng)使用，不得損害住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。
第三十三條 為保護(hù)檔案原件，可以利用電子檔案的，一般不提供原件。對(duì)重要珍貴檔案應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代替原件提供利用。需查閱檔案原件者要愛護(hù)檔案材料，不得圈注、涂改、抽取、污損、揉折及損壞檔案。
提供利用住房保障檔案，必須遵守國家和本省的有關(guān)規(guī)定，不得損毀、丟失、涂改、偽造住房保障檔案，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第三十四條 載有住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)法定代表人簽名或者印章標(biāo)記的住房保障檔案復(fù)制品，具有與檔案原件同等效力。
第三十五條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期做好檔案鑒定統(tǒng)計(jì)工作，并向同級(jí)城建檔案管理部門報(bào)送檔案鑒定統(tǒng)計(jì)表。
第三十六條 利用檔案涉及收費(fèi)的按物價(jià)管理部門核定的標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。
第五章 監(jiān)督管理
第三十七條 各級(jí)住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行職責(zé)，對(duì)住房保障檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正。
第三十八條 有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府住房保障主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他責(zé)任人依法給予處分；構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
（一）不按規(guī)定移交、歸檔的；
（二）損毀、丟失住房保障檔案的；
（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀住房保障檔案的；
（四）涂改、偽造檔案的；
（五）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；
（六）檔案管理工作人員玩忽職守造成檔案損失的；
（七）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第三十九條 任何單位和個(gè)人有權(quán)對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為進(jìn)行檢舉和控告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)依照職責(zé)及時(shí)核查處理。
第六章 附 則
第四十條 各地可以根據(jù)本辦法，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定具體實(shí)施辦法。
第四十一條 住房保障檔案相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門制定。
第四十二條 本辦法自2014年3月1日起施行。